Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (форма №П-1)

Що таке Наказ про прийняття на роботу?

Наказ про прийняття на роботу — це обов'язковий кадровий документ, який оформлює трудові відносини та підтверджує факт укладення трудового договору. Відповідно до ст. 24 КЗпП України, працівник не може бути допущений до роботи без видання такого наказу та обов'язкового подання Повідомлення до ДПС.

Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, з яким ознайомлює працівника під підпис. Наказ може бути оформлений:

• за формою №П-1, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489, але вона наразі має лише рекомендований характер;
• за самостійно розробленою роботодавцем формою (але із дотриманням правил вітчизняного діловодства).

Коли видається Наказ?

Наказ має бути виданий та зареєстрований до початку роботи працівника, а Повідомлення про прийняття працівника на роботу — надіслане до податкової служби щонайменше за день або в день видання наказу, але строго до моменту, як працівник приступить до виконання обов'язків. За допуск до роботи без наказу роботодавцю загрожує штраф.

Що має містити Наказ про прийняття на роботу?

Наказ про прийняття на роботу зазвичай містить такі відомості, реквізити та умови:

• повна назва підприємства або ПІБ ФОП;
• дата, номер та назва документа;
• повні дані про працівника (ПІБ, паспортні дані та інше);
• повна назва посади, на яку приймається працівник, відповідно до Класифікатора професій та структурний підрозділ;
• умови праці (графік роботи, розмір окладу, тарифної ставки та інші умови оплати праці);
• чітка дата початку роботи (вказується з прийменником «з»);
• умова про випробувальний строк (якщо він встановлюється);
• підстава для видання наказу (заява працівника та/або письмовий договір);
• інші умови, які можуть бути встановлені роботодавцем чи передбачені законодавством;
• підпис керівника та обов'язковий підпис працівника про ознайомлення.

На що варто звернути увагу, приймаючи працівника на роботу?

• Наказ про прийняття на роботу треба видавати навіть у тому випадку, якщо між роботодавцем та працівником укладено трудовий договір за типовою формою.
• У період дії воєнного стану випробувальний строк може встановлюватися для будь-якої категорії працівників, включаючи осіб з інвалідністю, неповнолітніх та інших, для яких у мирний час діяла заборона, згідно із ст. 2 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
• Якщо ви берете участь в експериментальному проєкті «Обрій», наказ може бути сформований та підписаний КЕП через портал «Дія». У такому разі дані до ДПС та ПФУ передаються автоматично, згідно з Постановою КМУ від 07.01.2026 №41.
• Якщо працівник є військовозобов’язаним, роботодавець повинен перевірити наявність військово-облікового документа та протягом 7 днів після видання наказу повідомити ТЦК та СП про прийняття на роботу відповідно до пп. 34 Порядку №1487. Для цього подається Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4).

***

Процес найму нового працівника – це багатоетапне завдання, що вимагає від роботодавця чіткого дотримання законодавчих норм та уваги до деталей. Усі етапи і кроки прийняття працівника на роботу, а також зразки заяви, наказу та трудового договору ми розглядали у статті "Як прийняти на роботу працівника: порядок дій, оформлення трудових відносин, зразки документів".

Наказ про прийняття на роботу – це один із документів, з яким підприємство стикається щодня. Кожному роботодавцю потрібно знати правила оформлення наказів та їхнього зберігання. Читайте про найпоширеніші види наказів та скільки часу вони мають зберігатися: Накази по підприємству – 2025: види, реквізити, нумерація, оформлення та зберігання (+8 прикладів)