Повідомлення про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту

Які вимоги законодавства щодо подання Повідомлення?

При прийнятті працівника на роботу, незалежно від інших обставин, роботодавець зобов'язаний подати до органу ДПС за своїм місцем обліку повідомлення про це. Інформація, що міститься у повідомленні, вноситься до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відповідно до Закону про ЄСВ та КЗпП. Вона потрапляє туди через міжвідомчий обмін даними між ДПС та ПФУ.

Обов’язок повідомляти ДПС про прийняття працівника передбачений ч. 4 ст. 24 КЗпП: працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення податкової про прийняття працівника на роботу.

Як правило, дата видання Наказу про прийняття на роботу та дата виходу на роботу – різні; наказ видається заздалегідь. Тому варто пам’ятати: повідомлення про прийняття на роботу має бути подано до фактичного допущення працівника до роботи.

Які є типи повідомлення про прийняття працівника на роботу?

Повідомлення про прийняття працівника на роботу буває двох видів:

1. початкове – подають при укладенні трудового договору з новим працівником. Про нього читайте тут.
2. скасовуюче – подають, якщо в початковому повідомлені зробили помилки або якщо працівник не став до роботи. Про скасовуюче повідомлення ми писали тут і тут.

Хто подає повідомлення до ДПС та куди саме?

Повідомлення подають всі роботодавці – як юридичні особи, так і ФОПи та / або резиденти Дія Сіті у разі укладання гіг-контакту. Крім того, повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника подає фізособа – роботодавець. Але на керівника повідомлення до ДПС не подається. Про це читайте тут.

Повідомлення подають до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. 

Якщо фізособа – роботодавець подає Повідомлення щодо домашнього працівника, вона має подати його до ДПС за своєю податковою адресою (місцем проживання).

Подавати повідомлення може як сам роботодавець (фізособа), так і уповноваженим ним працівник (за замовченням у юросіб такий обов’язок покладається на керівника, але він може делегувати цей обов’язок працівнику відділу кадрів, наприклад).  

Коли не потрібно подавати повідомлення?

Постанова №413 у абз. 2 постановляючої частини чітко визначає, що не подається повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації. Згідно абз. 6 постановляючої частини Постанови №413, повідомленням про прийняття на роботу таких працівників є внесення відомостей до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Крім того, не подають повідомлення у випадках, коли працівник не приймається на роботу і не звільняється, а саме:

• встановлення суміщення,
• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника,
• переведення на нову посаду в межах одного підприємства,
• повернення до роботи після припинення призупинення трудового договору,
• поновлення працівника на роботі (за рішенням суду),
• повернення до роботи після закінчення відпустки по догляду за дитиною тощо.

За якою формою подавати повідомлення?

За даними Реєстру електронних форм податкових документів ДПС, 2 квітня 2025 року було додано формати повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту (проєкт для розробників):

• J3001005 – для юросіб;
• F3001005 – для фізосіб.

Ці формати почали діяти з 1 травня 2025 року. 

Повідомлення подається засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Зауважимо, що повідомлення в паперовій формі можна подати не про всіх працівників! Зокрема, таку форму можна обрати тільки за відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником в е-формі. У такому разі паперове повідомлення подають разом з копією в електронній формі.

В який строк подавати повідомлення?

Дата подання повідомлення може бути не раніше дати видання наказу про прийняття на роботу, але має передувати даті початку фактичної роботи працівника.

Які штрафи за неподання повідомлення?

Штрафні санкції у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (з 1 січня 2026 року – 8647 грн) за порушення інших вимог трудового законодавства, передбачені ст. 265 КЗпП, застосовуються у разі неподання чи несвоєчасного подання повідомлення про прийняття працівника на роботу. 

Але у період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ч. 3 ст. 16 Закону №2136). Тобто, на нашу думку, якщо повідомлення було подано, хоча б і з порушенням встановлених термінів, фінансова відповідальність застосовуватись не повинна. 

Є ще й адміністративний штраф, передбачений ст. 41 КпАП за порушення трудового законодавства, він накладається на посадових осіб роботодавця. Держпраці в листі від 29.04.2016 № 5043/4/4.1-ДП-16 наполягала на тому, що це має бути штраф у розмірі від 8 500 до 17 000 грн як за неоформлення працівника. Хоча, на нашу думку, це має бути штраф у значно меншому розмірі (як за «інші порушення») – від 510 до 1700 грн. 

Адмінштраф застосовується протягом 2 місяців з дня вчинення правопорушення, а у разі триваючого правопорушення – не пізніш як через 2 місяці з дня його виявлення (згідно зі ст. 38 КУпАП). 

Про дії роботодавця за наслідками виявлення порушення порядку подання Повідомлення, читайте у цій статті.