Заява про зміну прізвища у кадрових документах на нове

Заява про зміну прізвища у кадрових документах — це офіційне звернення працівника до керівництва підприємства чи установи з вимогою оновити його персональні дані у внутрішніх облікових документах у зв'язку зі зміною прізвища (наприклад, через шлюб, розлучення або рішення суду).

Де використовується

Заява подається безпосередньо роботодавцеві (у відділ кадрів або до служби управління персоналом) на тому підприємстві, в установі чи організації, де офіційно працевлаштована особа.

На її основі роботодавець вносить зміни до:

• трудової книжки (або облікового запису в реєстрі застрахованих осіб);
• особової картки працівника (форма П-2);
• трудового договору;
• табеля обліку робочого часу, графіків відпусток та зарплатної звітності;
• списків та документів військового обліку (якщо працівник є військовозобов'язаним — для подальшого інформування ТЦК та СП).

Коли використовується

Заяву подають після того, як працівник повністю завершив процес офіційної зміни документів, що посвідчують особу:

• Отримано новий паспорт (у вигляді ID-картки чи книжечки).
• Оновлено реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП / ідентифікаційний код) з новим прізвищем.
• На руках є документ-підстава (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу або рішення суду).

Терміни подачі:

• Суворе законодавче обмеження щодо точної дати, коли працівник зобов'язаний принести заяву роботодавцю, в Україні зазвичай не встановлене, проте внутрішні правила підприємства (Правила внутрішнього трудового розпорядку) можуть визначати конкретний строк (наприклад, протягом 10–30 днів з моменту отримання нового паспорта).
• Заборонено вносити зміни до кадрових документів «заднім числом» — наказ видається роботодавцем поточною датою після отримання заяви та пакету підтвердних документів.