Штатний розпис

Чи потрібний штатний розпис на підприємстві у 2026 році? 

До 28 серпня 2025 року складання штатного розпису та внесення до нього змін для актуалізації було обов’язком роботодавців. З 28 серпня 2025 року кожне підприємство (а тим паче ФОПи) самостійно вирішуватимуть, потрібен їм такий документ чи ні. Але Мінекономіки вважає, що штатний розпис і зараз потрібно мати кожному роботодавцю. 

Чому штатний розпис краще мати?

1. штатний розпис (як і статут, наприклад) визначає організаційну структуру підприємства, встановлює чисельність працівників (принаймні кількість штатних одиниць). І це окремий документ, для внесення змін до якого не потрібні загальні збори засновників тощо (якщо інше не встановлено статутом). Це зведений документ, у якому показуються усі штатні одиниці, складаючи який керівництво підприємства бачить усю картину в цілому. Це спрощує й управлінські рішення – де що можна скоротити, а що розширити;
2. у штатному розписі наводяться також оклади (тарифні ставки тощо) штатних одиниць. Це дозволяє встановлювати розмір та форми оплати праці, контролювати виконання норм трудового права щодо мінімального розміру оплати праці в одному зведеному документі. А також допомагає планувати витрати підприємства на найближчий рік, створювати резерв на оплату відпусток тощо;
3. у штатному розписі наводяться назви посад працівників. Це дозволяє контролювати виконання норм трудового права в одному зведеному документі щодо назв посад, перейменувати певну посаду за потреби; 
4. цим документом користуються при складанні кадрових наказів. Звідки взяти назву посади? Зі штатного розпису! Як зазначити в наказі про прийняття на роботу розмір оплати праці? Звісно, треба вказати цифрами, але поруч зазначити «згідно зі штатним розписом», адже ця цифра за цією посадою встановлена керівником і зазначена у штатному розписі. 

Тож аргументів, чому штатний розпис є зовсім не зайвим документом, досить багато, і всі вони вагомі. Проте чи потрібен він буде саме вам, кожен керівник вирішуватиме на своєму підприємстві самостійно.  

Структура підприємства і структурні підрозділи

Штатний розпис має відображати фактичну організаційну структуру підприємства:

• перелік структурних підрозділів,
• посад,
• підпорядкованість між ними.

Посади групуються за структурними підрозділами (департаменти, відділи, управління, цехи тощо).

Хоча трудове законодавство не містить визначення «структурний підрозділ», його використання передбачене правилами діловодства та національними стандартами (наказ Мін’юсту №1000/5, ДСТУ 4163:2020).

Структурні підрозділи можуть бути:

• за функціями: адміністративні / виробничі / сервісні / допоміжні;
• за рівнем: основні / внутрішні / відокремлені (філії, представництва).

Відображення у штатному розписі кількості і назв посад

У штатному розписі зазначаються всі наявні на підприємстві посади із вказівкою кількості штатних одиниць за кожною з них. Включаються лише штатні одиниці (у тому числі за сумісництвом, неповний робочий час, дистанційна робота). Роботи за цивільно-правовими договорами не відображаються.

Назви посад мають відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010. Допускається деталізація назв посад за категоріями або похідними назвами (головний, старший, провідний).

За потреби посади зазначаються із категоріями. Наприклад, якщо в лікарні є посади «Лікар-хірург вищої категорії» та «Лікар-хірург без категорії», їх слід прописати окремо, адже категорія — це частина назви посади.

Прізвища працівників у штатному розписі не зазначаються.

Посади поза штатом — не передбачені трудовим законодавством. Такі «позаштатні посади» неможливі, бо суперечать базовим принципам оформлення трудових відносин.

Посадові оклади у штатному розписі

Для кожної посади встановлюється місячний посадовий оклад за повну ставку, незалежно від фактичної зайнятості конкретного працівника.

• оклад за повну ставку не може бути нижчим за мінімальну заробітну плату;
• працівники на однакових посадах (без урахування категорій) повинні мати однаковий оклад;
• зменшення окладу є зміною істотних умов праці та потребує дотримання процедури, передбаченої ст. 32 КЗпП.

Затвердження штатного розпису та внесення змін до нього

Штатний розпис набуває чинності лише після затвердження керівником або іншою уповноваженою особою шляхом видання відповідного наказу або рішення засновника.

Можна видати окремий наказ про внесення змін до чинного штатного розпису. Якщо змін багато, а на початку року їх зазвичай чимало, доцільніше затвердити новий штатний розпис.

• відсутності або наявності змін істотних умов праці;
• скорочення чисельності чи штату;
• виконання судових рішень про поновлення на роботі.

У наказі обов’язково слід чітко зазначати дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис, адже дата видання наказу не завжди означає дату набрання чинності змінами. Це може бути як день видання наказу, так і інша дата, прямо зазначена в ньому. 

***

Про те, що робити зі штатним розписом після 28 серпня 2025 року, читайте у статтях: 

• З 28 серпня штатний розпис стане необов'язковим: що робити роботодавцям?
• Обов’язковий штатний розпис скасовується з 28 серпня 2025 року! Що замість нього?
• Штатний розпис треба буде складати і після 28 серпня: позиція Мінекономіки
• Лист Мінекономіки від 19.08.2025 №4701-05/55169-09 «Про надання роз’яснення» (щодо обов’язковості затвердження штатного розпису на підприємстві)
• Чому штатний розпис потрібний у 2026 році: позиція адвоката