Особова картка працівника (типова форма №П-2)

Чи обов'язково вести особові картки у 2026 році?

Тривалий час особові картки за формою №П-2 були обов’язковою частиною кадрового обліку будь-якого підприємства. Однак зараз їх ведення здійснюється виключно на добровільних підставах.

Держпраці це пояснює наступним чином:

Типова форма П-2 затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656. Як зазначено в преамбулі Наказу, ця редакція форми №П-2 потрібна для цілей статистики та ведення військового обліку на підприємстві.

Про ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємствах, в установах та організаціях згідно з типовою формою первинного обліку №П-2 було зазначено і в п. 38 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою КМУ від 07.12.2016 №921. Але він вже не діє!

Зараз діє Порядок організації та ведення військового обліку від 30.12.2022 №1487 і в ньому відсутні вимоги щодо застосування картки №П-2.

Тому Держпраці доходить до висновку: роботодавець має право самостійно визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми №П-2.

Чому особова картка все ж важлива?

Особова картка – основний документ з обліку особового складу на підприємстві/організації, у якому видно всю хронологію роботи конкретного працівника.

Мінсоцполітики у листі від 13.05.2010 р. №140/13/116-10 пояснило, що особові картки за формою №П-2 ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності (у т. ч. незалежно від кількості працівників на підприємстві).

Як правило, особову картку заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів (паспорт, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, трудова книжка, диплом тощо).

На яких працівників особові картки оформлювати, а на кого не потрібно?

Особові картки оформлюють на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами, а саме:

• з якими укладено строкові трудові договори;
• які працюють за трудових договором з нефіксованим робочим часом;
• з надомниками;
• які працюють за дистанційними трудовими договорами;
• зі сумісниками внутрішніми та зовнішніми та ін. 

Особові картки потрібно оформлювати на тих працівників, які прийняті на роботу на досить короткий термін, а також на внутрішніх сумісників.

Але в жодному разі не оформляйте картку №П-2, якщо йдеться про особу, з якою співпраця відбувається за договором ЦПХ, оскільки особові картки №П-2  слід вести лише на осіб, з якими укладено трудові договори. Якщо кадровик помилково складе картку №П-2 щодо особи, з якою укладено договір ЦПХ, інспектор з праці чи суд може кваліфікувати це як ознаку трудових відносин! А також може визнати, що роботодавець підмінює трудові договори договорами ЦПХ.

Які дані містяться в особовій картці?

Особова картка працівника – це документ з обліку особового складу на підприємстві, у якому видно всю хронологію роботи конкретного працівника.

Вона містить в собі інформацію про:

• Табельний номер працівника
• Вид його роботи (основна чи сумісництво)
• ПІБ, стать, родинний стан та дату народження, місце проживання
• Освіту працівника
• Призначення на посаду та переведення на інші
• Відпустки, надані працівнику
• Дату прийняття на роботу та звільнення

Як правило, її заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів (паспорт, трудова книжка, диплом тощо).

В який строк слід заповнити особову картку №П-2?

Особова картка №П-2 не має строку, протягом якого слід оформити  її для новоприйнятого працівника. Тобто у законі не зазначено строку, протягом якого роботодавець зобов’язаний оформити особову картку. Проте зазвичай особову картку заповнюють одразу після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу.

Раніше, до змін у ст. 48 КЗпП щодо паперових трудових книжок, орієнтувалися на строки у згаданій статті, тобто – 5-7 днів.

Чи потрібно вклеювати фотокартку?

На практиці у кадровиків виникають величезні проблеми, коли вони вимагають фотокартки від працівників для вклеювання у картку №П-2. Відсутність фотографії в особовій картці фахівці Держпраці під час перевірки кваліфікують як її неналежне ведення.

Тож працівник зобов’язаний надати кольорове фото. Враховуючи розміри обмежувальної рамки, розмір фотографії має бути 3 × 4 см. Рекомендуємо скористатися вимогами до фотокарток, що посвідчують особу. Вимоги до відцифрованого образу обличчя особи, фотокарток, що подають для оформлення або обміну документів, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України чи спеціальний статус особи, та фотографічного зображення на них, затверджені наказом МВС від 18.10.2019 р. №875.

Щоби працівники не відмовлялися надавати фотокартки, обов’язок нових працівників надавати фотокартки має бути зазначений у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Виправлення в особовій картці

Якщо у працівника відбувається зміна даних, то слід внести доповнення чи уточнення. Внесення виправлень до особової картки не є порушенням і не тягне за собою адміністративної відповідальності (лист Держстату від 21.11.2016 р. №09.4-12/307-16).

Наприклад, якщо відбулась зміна прізвища, то треба після отримання працівником нового паспорта, закреслити колишнє прізвище і поруч або зверху впишіть нове. У графі «Додаткові відомості» зазначте, що прізвище змінено на підставі паспорта, вкажіть реквізити наказу та нового паспорта.

Чи є штрафи за неведення особових карток?

Окремої відповідальності за неведення особових карток чинним законодавством не передбачено.