Табель обліку використання робочого часу (форма №П-5)

Для чого потрібен Табель обліку використання робочого часу?

В табелі обліку використання робочого часу зазначають інформацію про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, у т. ч. надурочні, вечірні, нічні години роботи тощо, а також інші відхилення від нормальних умов роботи.

Табель дозволяє вести і підсумований облік робочого часу, коли працівники працюють позмінно і є певний розрахунковий період (не більше року), протягом якого встановлюється норма робочого часу для таких працівників. При цьому сумарна кількість робочого часу не має перевищувати нормальної його тривалості. У таких випадках надміру відпрацьовані години визначаються тільки в табелі за останній місяць такого розрахункового періоду.

Яку форму Табеля використовувати?

Форму табеля (форма №П-5) затверджено Наказом №489. Але вона має рекомендаційний характер, тож за потреби можна застосовувати й іншу форму табеля, розроблену самостійно.

У самостійно розробленій формі табеля обов’язковою має бути наявність показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.

За якою формою буде вестись облік робочого часу, варто обумовити в Положенні про табельний облік або в іншому внутрішньому розпорядчому документі.

Хто має вести табель обліку робочого часу?

Відповідно до ст. 30 Закону про оплату праці, роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи працівника і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств із невеликою чисельністю також є обов’язковим. 

Табель ведуть на всіх працівників, зокрема й на тих, хто відсутній на робочому місці, і хто перебуває у відпустці, і на лікарняному, і мобілізованих, і на тих, хто перебуває на випробному терміні, і на сезонних працівників. А от осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, у табелі не зазначають; також не потрібно зазначати інформацію про гіг-контракти. 

Чи повинні вести табель ФОПи, якщо є наймані працівники?

Так, і цей роботодавець повинен обліковувати відпрацьований його працівниками час. Роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково повинен складати кожен роботодавець незалежно від його організаційної форми.

Який строк зберігання табеля?

Табель обліку використання робочого часу відповідно до ст. 408 Переліку №578/5 зберігається на підприємстві 1 рік. Але щодо громадян, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи, має зберігатися протягом 75 років.

Яких працівників відображають в табелі?

До табеля включають всіх працівників – як постійних, так і прийнятих за строковим трудовим договором. Для коректного обліку робочого часу кожному працівникові присвоюється власний табельний номер. Основного працівника додають до табеля один раз. Але внутрішніх сумісників зазначають у табелі двічі: для відображення часу основної роботи та часу роботи за внутрішнім сумісництвом.

Зовнішні сумісники мають власний окремий табельний номер. Проте якщо суміщення відбувається в межах роботи на одного роботодавця, то такому суміснику окремий табельний номер не присвоюють.

Фізичну особу, яка виконує роботи або надає послуги за ЦПД, в табелі не обліковують

Як відображати в табелі мобілізованих працівників?

У табелі обліку використання робочого часу час, протягом якого працівник був відсутній у зв’язку з мобілізацією або військовою службою за контрактом, слід позначати умовним позначенням «ІН» – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо).

Яка відповідальність за відсутність табеля обліку робочого часу?

Якщо на підприємстві не ведеться табель обліку робочого часу, але передбачено і забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб, то за неведення табеля відповідальності не буде. А от за відсутність ведення обліку робочого часу передбачена відповідальність у вигляді штрафу:

• фінансовий штраф підприємству згідно зі ст. 265 КЗпП у розмірі 1 мінімальної зарплати. Але під час війни у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових перевірок Держпраці, штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються;
• адміністративний штраф на посадових осіб відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП в розмірі від 510 до 1700 грн.