Наказ (розпорядження) про надання відпустки (Форма №П-3)

Наказ (розпорядження) про надання відпустки в Україні є основним документом, який підтверджує право працівника на відпочинок та слугує законною підставою для бухгалтерії щодо розрахунку та виплати відпускних.

Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки можна використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки». Ця форма має рекомендаційний характер. Тож можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі на бланку підприємства, що оформлюється з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020 та обов'язкових реквізитів.

Що обов'язково має містити наказ про надання відпустки?

У наказі про надання відпустки мають бути такі реквізити:

1. Найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності).
2. Найменування юридичної особи.
3. Код ЄДРПОУ.
4. Назва виду документа (НАКАЗ).
5. Дата (датою наказу є дата його підписання).
6. Місце складання.
7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.
8. Заголовок до тексту документа («Про надання (вид відпустки, власне ім’я, прізвище працівника)».
9. Текст:
   • розпорядче слово (НАКАЗУЮ або НАДАТИ);
   • прізвище, ім’я та по батькові працівника;
   • назва посади та структурного підрозділу;
   • вид відпустки (щорічна основна; щорічна додаткова; відпустка працівникам, які мають дітей; відпустка у зв’язку з навчанням; відпустка без збереження заробітної плати тощо);
   • тривалість відпустки (у календарних днях);
   • період відпустки;
   • робочий рік, за який надаєте відпустку (для щорічної), календарний рік для відпусток, які надають щороку;
   • дата початку відпустки.
10. Підстава для видання наказу (графік відпусток, заява, довідка-виклик навчального закладу тощо).
11. Підпис керівника.
12. Візи.
13. Відмітка про ознайомлення.

На що слід звернути увагу?

• Наказ має бути підписаний керівником та обов'язково наданий працівникові для ознайомлення під підпис.
• Наказ має бути виданий завчасно, щоб бухгалтерія встигла виплатити відпускні до початку відпустки (згідно зі ст. 21 Закону про відпустки).
• У разі потреби наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників.
• Не забудьте також призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку! Це можна зробити як у наказі про відпустку, так і окремим кадровим наказом.

***

Як оформити документально надання щорічних відпусток? Який обов’язковий перелік документів має бути? Чому не завжди потрібна заява на відпустку від працівника? Про це ми писали у статті "Щорічна основна відпустка у 2026 році: документальне оформлення, алгоритм дій і зразки документів від редакції".

А велика добірка актуальних статей від редакції про відпустки загалом – ось тут. Розповідаємо про те, як оформити щорічну відпустку у 2026 році, нарахувати відпусткові, провести розрахунок компенсації за невикористані відпустки, надати відпустку без збереження зарплати, а також розглядаємо з десяток практичних ситуацій.