Примірна форма довідки службового характеру (затверджена Мін'юстом)

Примірна форма довідки службового характеру (затверджена Мін'юстом)

Довідка службового характеру — це офіційний документ, який містить опис або підтвердження певних фактів, подій, біографічних або службових даних працівника.

Примірна форма довідки службового характеру використовується для підтвердження, опису чи фіксації певних юридичних та фактичних обставин. 

Де та коли використовується службова довідка?

Довідки службового характеру поділяються на дві основні групи залежно від призначення: зовнішні (для подання в інші установи) та внутрішні (для використання всередині організації).

1. Зовнішнє використання (на запит працівника)

Найчастіше довідка потрібна працівникові для підтвердження його соціального чи фінансового статусу в державних або приватних структурах:

• Фінансові установи (банки): для оформлення кредиту, іпотеки або розстрочки (підтверджує факт працевлаштування та стабільний дохід).
• Органи соціального захисту (Пенсійний фонд, ЦНАП): для нарахування субсидій, допомоги, оформлення пенсії або підтвердження пільгового стажу.
• Заклади освіти: для підтвердження працевлаштування батьків (наприклад, для зарахування дитини до садка) або для студентів заочної форми.

2. Внутрішнє використання (всередині підприємства)

Такі довідки готуються за розпорядженням керівництва для забезпечення внутрішніх процесів:

• Притягнення до дисциплінарної відповідальності: довідка про запізнення, відсутність на робочому місці (складається керівником відділу чи кадровиком).
• Підготовка звітів або реорганізація: довідка про чисельність штату, наявність вакансій або стан виконання певних завдань.
• Проведення службових розслідувань: для фіксації внутрішніх порушень або перевірки фактів діяльності конкретного підрозділу.

Окрім того, вона слугує інструментом ділової комунікації для внутрішнього управління організацією (зокрема, для підтвердження виконання плану продажу, обсяги виробництва, у кадрових та адміністративних питаннях, для підтвердження даних фінансової звітності тощо) або як офіційна відповідь на зовнішні запити (у разі наданні відповіді на запити органів контролю, звітності вищим інстанціям держорганів, для підтвердження господарської діяльності, у т.ч. наданні інформації про виробничі потужності, матеріально-технічну базу чи наявність дозволів/ліцензій, що необхідна для участі у тендерах або підписання договорів).

...

Мін'юст наказом від 09.07.2026 р. №1860/5 затвердив 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юрособи. Текст наказу з усіма додатками дивіться тут, а нашу новину про це – за посиланням.