Примірна форма доповідної записки (затверджена Мін'юстом)

Примірна форма доповідної записки (затверджена Мін'юстом)

Доповідна записка — це офіційний документ, який адресують керівникові підприємства чи установи (або вищому органу), щоб проінформувати про певну подію, факт, виконання роботи чи порушення, а також внести свої пропозиції щодо вирішення питання.

Доповідні записки поділяються на

• внутрішні (подаються керівнику підрозділу або вищому керівництву компанії),
• зовнішні (адресуються керівництву організації вищого рівня чи іншої компанії).

Примірна форма доповідної записки, зазвичай, може бути змінена за потреби та залежно від сфери використання у діловодстві, наприклад, при заохоченні або покаранні, винесення пропозицій щодо преміювання працівників, накладання дисциплінарних стягнень, у різних адміністративно-господарських питаннях (для інформування про потребу в закупівлі витратних матеріалів, оновленні програмного забезпечення тощо), при кадрових змінах (ініціювання підвищення кваліфікації співробітника, переведення на іншу посаду, зміну графіка роботи тощо).

Де та коли використовується доповідна записка

Доповідні записки використовуються у державних органах, приватних компаніях, навчальних закладах та будь-яких організаціях з чіткою ієрархічною структурою. Залежно від мети, окрім діловодства, їх складають у таких типових випадках:

• Виробничі та технічні проблеми: поломка важливого обладнання, збій у програмному забезпеченні, брак сировини чи зрив поставок, які зупиняють роботу відділу.
• Успішне виконання завдань або звітування: завершення важливого етапу проєкту, перевиконання плану, успішне закінчення відрядження чи перевірки.
• Ініціатива та покращення процесів: пропозиції щодо модернізації техніки, оптимізації витрат, розширення штату або впровадження нових технологій.
• Фінансові чи матеріальні запити: обґрунтування потреби у виділенні додаткових коштів, закупівлі меблів, техніки чи канцелярії для роботи підрозділу.
• Позаштатні чи надзвичайні ситуації: виявлення крадіжки, витік конфіденційної інформації, виробничий травматизм чи конфлікт між співробітниками, який впливає на роботу.

***

 Мін'юст наказом від 09.07.2026 р. №1860/5 затвердив 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юрособи. Текст наказу з усіма додатками дивіться тут, а нашу новину про це – за посиланням.