Видаткова накладна

Що таке видаткова накладна?

Видаткова накладна — це первинний бухгалтерський документ, який підтверджує факт передачі товарів або матеріальних цінностей від продавця до покупця.  Вона містить усю інформацію, необхідну для бухгалтерського обліку операції: назву та кількість товарів, ціну, місце постачання, дату господарської операції та ін. Видаткову накладну складає постачальник у момент фактичної передачі товару. Ви можете скласти видаткову накладну як у паперовому, так і в електронному вигляді, дотримуючись усіх обов'язкових реквізитів.

Основне призначення

• Підтвердження передачі товарів. Видаткова накладна є документом, що підтверджує факт передачі товарів або послуг від постачальника до покупця. Це важливо для обліку та контролю.
• Контроль за рухом товарів. Завдяки видатковій накладній підприємство може відстежувати, які товари були відвантажені, в яких кількостях і коли. Це допомагає уникати втрат та помилок у запасах.
• Бухгалтерський облік. Видаткова накладна є основою для запису в бухгалтерських книгах. Вона впливає на облік витрат та доходів, а також на формування фінансових звітів.
• Податкові цілі. Документ служить підставою для формування податкових декларацій, оскільки підтверджує витрати підприємства. Це важливо для розрахунку податку на прибуток та ПДВ.
• Юридичний документ. Видаткова накладна може використовуватися в судових справах як доказ у разі суперечок між постачальником і покупцем.

Головні реквізити видаткової накладної

• Заголовок документа. Назва документа "Видаткова накладна".
• Дата складання. Дата, коли була складена накладна.
• Номер накладної. Унікальний номер документа.
• Інформація про постачальника. Назва підприємства, код ЄДРПОУ, адреса.
• Інформація про покупця. Назва підприємства або ПІБ фізичної особи, код ЄДРПОУ або ідентифікаційний код, адреса.
• Опис товарів/послуг. Найменування або перелік товарів, кількість, одиниця виміру, ціна за одиницю, загальна вартість.
• Сума накладної. Загальна сума товарів/послуг.
• Підписи осіб, які передали та прийняли цінності. Підпис відповідальної особи постачальника та підпис відповідальної особи покупця (якщо потрібно).
• Місце для печатки (якщо є). Печатка підприємства. Згідно зі ст. 9 Закону №996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» печатка не є обов'язковим реквізитом первинних документів.Тому ставити її на видаткових накладних не обов’язково.

Ці реквізити забезпечують правильність і легітимність документа, що є важливим для бухгалтерського обліку і податкової звітності.