Подорожній лист службового легкового автомобіля (типова форма №3)

Що таке подорожній лист легкового автомобіля?

Подорожній лист є своєрідним щоденником автомобіля, де кожна його дія (маршрут, пробіг) перетворюється на фінансові показники (витрата пального) і підтверджує, що господарська операція (перевезення) дійсно відбулася. Подорожній лист є ключовим інструментом для контролю за раціональним використанням ПММ, оскільки він містить відомості про господарську операцію у натуральному виразі.

Як використовувати подорожній лист легкового автомобіля у 2026 році?

Обидві офіційні форми подорожнього листа  (для легкового та вантажного автомобіля) наразі скасовані; накази, якими їх затверджено, не діють; а з нормативних документів про транспортні перевезення прибрали згадку про них. Однак на практиці багато хто із власників або орендарів авто й досі використовує ці форми. Чому?

Тому що для коректного бухгалтерського та податкового обліку витрат на пально-мастильні матеріали (ПММ) та підтвердження роботи транспортного засобу підприємству все одно потрібен первинний документ, який фіксує роботу автомобіля і споживання пального.

Чи можна для цього використовувати давно скасовану типову форму? Так! Читайте про це у статті.

Створення власної форми подорожнього листа та його обов'язкові реквізити

Оскільки типові форми були скасовані, перевізники (як правило, власники або експлуатанти транспортних засобів) мають право і повинні самостійно розробити та затвердити власну форму для внутрішнього обліку. Ця самостійно розроблена форма, незалежно від її назви («Подорожній лист», «Маршрутний лист», «Звіт про роботу ТЗ»), повинна містити всі обов'язкові реквізити первинного документа (ст. 9 Закону про бухоблік). У ньому мають бути відомості про господарську операцію та підтвердження її здійснення. 

За основу можна взяти скасовані інструкції (наприклад, форма №2-ТН, що фіксує час виїзду/повернення, пробіг, рух пального), але важливо затвердити нову форму наказом керівника підприємства.

Критично важливі відмітки

Для легалізації поїздки та підтвердження витрат подорожній лист має містити відмітки, які підтверджують безпеку експлуатації: 

• Технічний стан автомобіля на початок дня (відмітка механіка).
• Стан здоров'я водія (відмітка медичного працівника про допуск до виїзду).