Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами - підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність

Хто має вести Форму обліку, затверджену наказом №261?

З першого ж рядка Порядку ведення цієї Форми і посилання на п. 177.10 ПКУ стає очевидно – коли в назві Форми йдеться про підприємців, маються на увазі саме ФОПи-«загальники». Крім них (і це теж очевидно з назви) цю Форму мають вести фізособи, які здійснюють незалежну професійну діяльність. 

Отже, за п. 177.10 ПКУ ФОПи-«загальники» зобов’язані вести облік доходів і витрат. Такий самий обов’язок згідно з п. 178.6 ПКУ покладено на фізосіб-«незалежників». 

Типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат цими фізособами, затверджено наказом Мінфіну №261.

Навіщо ФОП вести облік доходів і витрат?

Річ у тім, що як для ФОПа-«загальника», так і для фізособи-«незалежника» об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ є чистий оподаткований дохід. Тобто різниця між отриманим доходом та понесеними витратами. Саме він зазначається ними в декларації, а саме – податковій декларації про майновий стан та доходи, про заповнення і подання якої ми розповідали у статті "Декларація про майновий стан та доходи: інструкція із заповнення та подання".  

Таким чином, Типова форма обліку доходів є базою даних для складання цієї декларації. Вона зберігається протягом 3 років після закінчення звітного періоду, у якому здійснено останній запис (п. 3 розділу ІІ Порядку №261). 

Як часто робляться записи?

Пунктом 1 розд. І Порядку №261 визначено, що на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід/понесено витрати, здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.

Електронна та паперова форма обліку

Облік доходів і витрат ведеться в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету у порядку, встановленому законодавством (п. 2 розд. І Порядку №261).

У разі ведення обліку доходів і витрат у паперовому вигляді фізособа-«загальник» зобов’язана виконувати записи розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою.

У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді фізособа-«загальник» зобов’язана вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету (п. 4 розд. І Порядку №261).

У разі ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету ФОП повинен отримати ЕЦП. Після отримання ФОПом кваліфікованого сертифіката відкритого ключа така особа здійснює операції з ведення обліку доходів і витрат відповідно до ПКУ безкоштовно.

Як відбувається виправлення помилок?

Внесення виправлень у паперовій формі здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом ФОПа (п. 3 розд. І Порядку №261).

У Типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення (п. 5 розд. І Порядку №261).

Який адмінштраф за неведення Типової форми? 

За неведення обліку доходів і витрат у паперовому та/або електронному вигляді фізособа-«загальник» притягується до адміністративної відповідальності (штраф у розмірі від 85 до 136 грн). Про це читайте у статті "Який адмінштраф чекає на фізособу-«загальника» за неведення типової форми обліку доходів та витрат?".

Що робити, якщо ФОП втратив Типову форму обліку доходів та витрат?

У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення Типової форми самозайнята особа повинна у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити ДПС за місцем обліку та відновити втрачену Типову форму протягом 90 к.дн. за днем надходження повідомлення до ДПС. Інакше на неї чекає фінансовий штраф у розмірі 1020 грн та адмінштраф у розмірі від 5 до 8 н.м.д.г. (для НМДГ застосовуємо розмір саме 17 грн, див. довідник від редакції). 

Але під час воєнного стану правила інші. Про них ми писали тут. Виняток стосується платників податків, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.

***

Про те, які доходи і витрати включаються до Типової форми, як відображається у ній амортизація ОЗ та НМА, а також про особливості заповнення типової форми обліку залежно від результатів та видів діяльності - читайте у статті від редакції.