Прибутковий касовий ордер (Типова форма №КО-1)

Що таке прибутковий касовий ордер і коли його оформлюють?

Касовий ордер - первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси. Прибутковий касовий ордер оформлюють щоразу, коли ви приймаєте готівку до каси. Ця вимога є обов'язковою для всіх підприємств, незалежно від їхньої організаційно-правової форми чи системи оподаткування, якщо вони проводять розрахунки готівкою.

Яким нормативним документом затверджена форма ПКО?

Форма прибуткового касового ордера чітко регламентована. Типова форма №КО-1 наведена в додатку 2 до головного документа, що регулює готівкові розрахунки – Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (Положення №148).

У якій формі складати ПКО: паперовій чи електронній?

Касові документи, включно з ПКО, можуть бути як паперовими, так і електронними. Це прямо передбачено п. 23 розділу III Положення №148.

Однак, обираючи електронний формат, потрібно дотриматися кількох важливих умов. Для того щоб електронний ПКО мав таку ж юридичну силу, як і паперовий, його мають підписати відповідальні особи. Положення №148 чітко визначає, які саме електронні підписи потрібно використовувати:

• Працівник підприємства (наприклад, головний бухгалтер або касир) для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП). Це забезпечує високий рівень безпеки та юридичної значущості документа.
• Фізична особа – підприємець (ФОП) має право використовувати кваліфікований або удосконалений електронний підпис.
• Звичайні фізичні особи мають право використовувати кваліфікований, удосконалений або навіть простий електронний підпис.

Суб'єкти господарювання також можуть використовувати кваліфіковану електронну печатку банку або удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит до електронного ВКО. Важливо пам'ятати, що застосування удосконалених та простих електронних підписів/печаток регулюється договірними засадами та відповідними законами України.

Для чого потрібна і як заповнюєтся квитанція до ПКО?

Квитанція – це відривна частина прибуткового касового ордера, яка слугує документальним підтвердженням факту приймання готівки підприємством. Після завершення операції її відривають по лінії відрізу та видають особі, яка внесла кошти до каси.

Заповнення квитанції здійснює бухгалтер або інша відповідальна особа. Більшість її реквізитів дублюють інформацію з основної частини ПКО:

• Найменування підприємства/установи/організації;
• Номер та дата складання;
• «Прийнято від»;
• «Підстава»;
• «Сума (словами)».

Як скласти ПКО?

Таблиці з порадами щодо заповнення верхньої частини ПКО, табличної частини та нижньої частини дивіться у статті. Там же наведено також зразок заповнення ПКО.