Видатковий касовий ордер (Типова форма №КО-2)

Що таке видатковий касовий ордер і коли його оформлюють?

Касовий ордер - первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси. Видатковий касовий ордер (далі – ВКО) – це первинний документ, який є обов'язковим, якщо підприємство має касу та здійснює видачу готівки. Це ключовий документ для оформлення всіх операцій з видачі готівки з каси. Він слугує офіційним підтвердженням факту видачі грошей і є підставою для бухгалтерського обліку.

Яким нормативним документом затверджена форма ВКО?

Форма видаткового касового ордера чітко регламентована. Типова форма №КО-2 наведена в додатку 3 до головного документа, що регулює готівкові розрахунки – Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (Положення №148).

Коли оформлюється ВКО?

Цей документ необхідний у таких основних ситуаціях:

• Внесення готівки до банку;
• Видача готівки на відрядження або під звіт;
• Виплата заробітної плати, відпускних, разових премій тощо. Зокрема, одноразові видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, окремим особам проводяться за ВКО;
• Оплата за отриману продукцію чи інші виробничі (господарські) потреби.

ВКО також виписується окремо на кожну особу, яка не перебуває к штатному розписі підприємства, але отримує готівку.

Заповненням ВКО займається бухгалтер або інша відповідальна особа, на яку покладено такий обов'язок.

У якій формі складати ВКО: паперовій чи електронній?

Касові документи, включно з ВКО, можуть бути як паперовими, так і електронними. Це прямо передбачено п. 23 розділу III Положення №148.

Якщо ваше підприємство обирає електронну форму оформлення ВКО, важливо дотримуватися певних вимог законодавства України у сфері електронного документообігу. Для того щоб електронний ВКО мав таку ж юридичну силу, як і паперовий, його мають підписати відповідальні особи. Положення №148 чітко визначає, які саме електронні підписи потрібно використовувати:

• Працівник підприємства (наприклад, головний бухгалтер або касир) для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП). Це забезпечує високий рівень безпеки та юридичної значущості документа.
• Фізична особа – підприємець (ФОП) має право використовувати кваліфікований або удосконалений електронний підпис.
• Звичайні фізичні особи мають право використовувати кваліфікований, удосконалений або навіть простий електронний підпис.

Суб'єкти господарювання також можуть використовувати кваліфіковану електронну печатку банку або удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит до електронного ВКО. Важливо пам'ятати, що застосування удосконалених та простих електронних підписів/печаток регулюється договірними засадами та відповідними законами України.

Як скласти ВКО?

Таблиці з порадами щодо заповнення верхньої частини ВКО, табличної частини та нижньої частини дивіться у статті. Там же наведено також зразок заповнення ВКО.

А про те, як використовувати ВКО при складанні Відомості на виплату готівки, читайте тут.

На що треба звернути увагу у роботі з ВКО?

1. Касовий ордер особі, яка отримує готівку, не видається. Документ залишається у бухгалтерії та касі для внутрішнього обліку.

2. Реєстрація ВКО відбувається до передачі в касу. Бухгалтер реєструє ВКО у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (додаток 4 до Положення №148) до того, як передати його до каси. Якщо ви використовуєте комп'ютерні засоби для реєстрації, то програмне забезпечення має забезпечувати формування та роздрукування «Вкладного аркуша журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів». Цей аркуш формується та роздруковується за відповідний день і містить дані для обліку руху коштів.

3. Слід дотримуватись строків видачі готівки. Приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання. Це означає, що ВКО не може бути складений в один день, а готівка за ним видана наступного. Якщо готівка не була видана за ВКО в день його складання, касир має повернути такий ордер особі, яка його виписала, для анулювання у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

4. Відповідальність касира перед видачею готівки. Касир має ретельно перевіряти ВКО, перш ніж видати гроші. Він зобов'язаний перевірити:

• Наявність та справжність підписів керівника та головного бухгалтера або уповноважених осіб;
• Правильність оформлення всіх реквізитів документа;
• Наявність усіх додатків, перелічених у ВКО. Якщо хоча б одна з цих вимог не виконана, касир повинен повернути документи для належного оформлення.

5. Реквізити у видатковому касовому ордері «Одержав» і «Дата» не заборонено друкувати. 

6. Виправлення у ВКО суворо заборонені, тому завжди будьте уважні при його заповненні.