Авансовий звіт (Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт)

В яких випадках потрібно складати авансовий звіт?

Ці випадки наведені в пп. 170.9.4 ПКУ:

• наявність оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО;
• використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

При цьому зазначено, що у разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.

Хто складає авансовий звіт?

Більшість роботодавців скаже, що це робить працівник – підзвітна особа. Це правильно, але не до кінця. Адже деякі реквізити авансового звіту заповнює бухгалтер, касир та навіть директор (або інша особа, уповноважена ним на затвердження авансових звітів).

Тому працівник подає авансовий звіт, але не повністю оформлений, а лише в тій частині, яку має заповнити він сам. Інші дані вносяться до авансового звіту пізніше (див. алгоритм складання авансового звіту нижче).

В які строки треба подати авансовий звіт?

Ці строки встановлені пп. 170.9.3 ПКУ. Авансовий звіт подається працівником до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він:

• завершує відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій працівник застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли працівник завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені пп. 170.9.3 ПКУ, продовжуються на один календарний місяць.

***

• Інструкцію із заповнення і подання авансового звіту дивіться за посиланням.
• Усе про відрядження працівника: від наказу до звіту (+ зразки усіх потрібних документів) читайте у великій статті від редакції.
• Докладно про розрахунки із працівником після відрядження читайте тут.
• А ще більше корисної інформації про відрядження ви знайдете в нашому тематичному розділі «Усе про відрядження (по Україні і за кордон)».