Службова записка про знищення офісної техніки внаслідок атаки дрона

Службова записка про знищення офісної техніки внаслідок атаки дрона — це внутрішній документ компанії або установи, який складається для фіксації факту втрати (руйнування) майна підприємства через форс-мажорні обставини (воєнні дії / ворожі обстріли). Цей документ є першим і ключовим кроком для запуску процесу офіційного списання матеріальних цінностей з балансу підприємства.

Коли використовується така службова записка?

Службова записка складається одразу після виявлення факту пошкодження або знищення майна, як тільки з'являється безпечний доступ до приміщення. Вона потрібна в таких ситуаціях:

1. Ініціювання процедури списання: Щоб бухгалтерія могла легально зняти з обліку знищені комп'ютери, принтери чи меблі.
2. Проведення інвентаризації: Записка є підставою для керівника видати наказ про проведення позачергової інвентаризації (що є обов'язковим у разі техногенних катастроф, пожеж чи воєнних дій).
3. Обґрунтування витрат та збитків: Документ підтверджує податковій службі, чому майно зникло, щоб підприємству не нарахували зайві податки (наприклад, ПДВ як на «нецільове використання» або продаж).
4. Підготовка до фіксації злочину: Вона входить до загального пакета документів разом із актами ДСНС, поліції та матеріалами торгово-промислової палати (ТПП) про форс-мажор.

Де (в яких процесах) вона використовується?

Документ «рухається» всередині підприємства та за його межами за такою схемою:

1. Внутрішній документообіг:

• Матеріально відповідальна особа (МВО) або керівник відділу, де стояла техніка, пише записку на ім'я генерального директора (керівника).
• Директор накладає резолюцію («Провести інвентаризацію», «Створити комісію для списання»).
• Бухгалтерія використовує її разом із фінальним Актом списання (форма № ОЗ-3 або внутрішня форма) для відображення збитків в обліку.

2. Зовнішні інстанції (як додаток до основних актів):

• Для страхової компанії (якщо майно було застраховане від воєнних ризиків).
• Для надання правоохоронним органам у межах кримінального провадження за фактом обстрілу.
• Для подачі заяви на державну компенсацію або міжнародні репарації в майбутньому.

***

Обстріли, пожежі, руйнування та знищення майна – на жаль, з цим бізнес стикається під час війни майже щодня. До кого звертатися і якими документами слід оформити наслідки? У статті ми надаємо бізнесу алгоритм дій, які слід здійснити негайно після подібних подій.