Службова записка про знищення документів підприємства внаслідок атаки дрона

Службова записка про знищення документів підприємства внаслідок атаки дрона — це внутрішній документ, який використовується для офіційного засвідчення факту втрати (руйнування) первинної документації, кадрових або інших важливих паперів підприємства через форс-мажорні обставини (боєві дії/ворожий обстріл).

Коли використовується?

Цей документ складається негайно після виявлення факту руйнування або пожежі (як тільки з'являється безпечний доступ до приміщення) та виконує кілька критичних функцій:

• Запуск процедури відновлення: Вона є підставою для видання наказу керівника про створення комісії з розслідування причин втрати документів та подальшого їх відновлення.
• Захист від штрафів податкової: Згідно з Податковим кодексом України, у разі втрати документів через бойові дії платник податків зобов'язаний повідомити ДПС. Службова записка є першою внутрішньою ланкою в ланцюжку доказів.
• Фіксація форс-мажору: Використовується для звільнення від відповідальності перед контрагентами чи держорганами за несвоєчасне надання звітів чи виконання зобов'язань.

Де використовується?

Документ має чіткий маршрут руху всередині підприємства та за його межами:

1. Всередині компанії: Подається відповідальною особою (наприклад, головним бухгалтером, начальником архіву, керівником відділу кадрів або завгоспом) на ім’я генерального директора (керівника підприємства).
2. Для роботи комісії: Передається спеціально створеній комісії, яка складатиме фінальний Акт про пошкодження/знищення документів.
3. Для зовнішніх органів (як додаток чи обґрунтування):

• До Державної податкової служби (ДПС) разом із копіями витягу з ЄРДР (від поліції) та довідки від ДСНС.
• До Торгово-промислової палати (ТПП) для отримання сертифіката про форс-мажорні обставини.
• До суду чи страхової компанії (якщо майно було застраховане).

***

Обстріли, пожежі, руйнування та знищення майна – на жаль, з цим бізнес стикається під час війни майже щодня. До кого звертатися і якими документами слід оформити наслідки? У статті ми надаємо бізнесу алгоритм дій, які слід здійснити негайно після подібних подій.