Примірна форма структури юридичної особи і штатної чисельності (затверджена Мін'юстом)

Примірна форма структури і штатної чисельності юридичної особи фіксує поділ компанії на підрозділи (департаменти, відділи, сектори тощо) та визначає планову кількість посад у кожному з них.

Де використовується цей документ?

Документ використовується всередині підприємства (у внутрішньому документообігу) кадровими службами, HR-департаментами, керівництвом та фінансовими аналітиками. Він є базою для стратегічного та операційного планування.

Важливо: Цей документ не подається до державних органів (ДПС, Держстату чи Мін'юсту) як регулярна звітність. Проте під час перевірок органів контролю (наприклад, Держпраці) наявність такого погодженого еталона підтверджує системність кадрового обліку на підприємстві.

Коли він використовується і навіщо потрібен?

Уніфікована примірна форма стає в пригоді у таких випадках:

1. Перед розробленням і затвердженням штатного розпису: Структура та штатна чисельність — це організаційний документ, що логічно передує штатному розпису. Спочатку керівництво визначає, які відділи потрібні компанії та скільки працівників там має бути загалом, а вже потім на основі цього створюється деталізований штатний розпис із конкретними тарифними ставками й окладами.

2. Під час створення (реєстрації) нової юрособи: Коли компанія тільки починає діяльність, засновники можуть використати примірну форму як «еталонний стандарт», щоб побудувати архітектуру організації з нуля за правилами діловодства України.

3. У разі реорганізації чи масштабування бізнесу: Якщо підприємство відкриває нові філії, додає нові напрями роботи (департаменти) чи, навпаки, скорочує штатні одиниці у зв'язку з оптимізацією витрат, цей документ оновлюється першим.

4. Для аналізу та оптимізації кадрових ресурсів: Він дозволяє наочно побачити загальну кількість штатних одиниць компанії без прив'язки до прізвищ чи фонду оплати праці. Це допомагає оцінити завантаженість підрозділів.

***

Мін'юст наказом від 09.07.2026 р. №1860/5 затвердив 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юрособи. Текст наказу з усіма додатками дивіться тут, а нашу новину про це – за посиланням.