Примірна форма пояснювальної записки (затверджена Мін'юстом)

Примірна форма пояснювальної записки використовується для офіційного документування причин певних подій, порушень або для роз'яснення змісту інших складних документів. Жорстко затвердженого законом єдиного шаблону для всіх випадків немає, тому підприємства та установи зазвичай затверджують власну примірну форму внутрішніми наказами, спираючись на загальні правила діловодства за ДСТУ 4163:2020.

Де та коли використовується пояснювальна записка

Залежно від сфери застосування, виділяють кілька основних ситуацій:

1. У кадровому діловодстві та трудових відносинах (Найчастіше)

Використовується, коли працівник повинен надати письмове пояснення керівництву щодо своїх дій чи бездіяльності. Роботодавець зобов'язаний запросити цей документ перед накладенням дисциплінарного стягнення (догани чи звільнення) згідно зі ст. 149 КЗпП України, зокрема, у разі

• Порушення трудової дисципліни (запізнення, прогул, передчасне залишення робочого місця).
• Невиконання або неналежне виконання посадових обов'язків чи наказів керівництва.
• Виникнення позаштатних ситуацій (псування майна установи, матеріальні збитки, аварії).
• Втрата або пошкодження важливих документів, перепусток, паливних карток тощо.

2. Як супровідний документ до звітів, проектів чи програм

У цьому випадку записка не носить виправдовувального характеру, а деталізує та обґрунтовує основний документ. Використовується, зокрема, при поданні фінансової (бухгалтерської) звітності, технічних або наукових проектів, розробці нових програм чи стратегій розвитку. Вона розкриває мету, методи та очікувані результати роботи.

3. У навчальних закладах

Використовуються переважно студентами, які подають пояснювальну записку як обов’язкову текстову частину до дипломних, бакалаврських чи магістерських робіт, де описують хід дослідження. Також вона використовується для пояснення пропусків занять.

***

Мін'юст наказом від 09.07.2026 р. №1860/5 затвердив 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юрособи. Текст наказу з усіма додатками дивіться тут, а нашу новину про це – за посиланням.