Податкова накладна

Що таке податкова накладна і коли вона складається?

Податкова накладна – електронний документ, який складається платником ПДВ відповідно до вимог ПКУ в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних. Визначення терміну «податкова накладна» в ПКУ немає, хоча йому й присвячено окрему статтю – ст. 201 ПКУ, але саме таке визначення наведене в Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних №1246. 

На дату виникнення податкових зобов’язань (далі – ПЗ) платник ПДВ зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у термін, встановлений ПКУ.

Податкова накладна складається на операції: 

• які є об’єктом оподаткування ПДВ (в тому числі, за нульовою ставкою). Їх перелік визначає ст. 185 ПКУ.
• які звільнені від оподаткування ПДВ. Їх перелік визначає ст. 197 ПКУ (а також підр. 2 розд. ХХ ПКУ).

Податкова накладна не складається на операції, які не є об’єктом оподаткування ПДВ (ті, які не зазначені в ст. 185 ПКУ, або зазначені в ст. 196 ПКУ).

Дата виникнення ПЗ встановлена ст. 188 ПКУ. Це ж є і датою складання податкової накладної. Базово вона визначається за правилом «першої події» (див. нижче)

Яка форма податкової накладної?

Форму податкової накладної затвердив наказ Мінфіну від 31.12.2015 №1307. Втім, до неї час від часу вносяться зміни, а складати податкову накладну треба за формою, яка діє на дату складання. 

Складається податкова накладна тільки в електронній формі. Отже, кожен платник ПДВ повинен мати відповідне програмне забезпечення, а його працівник, який має складати податкові накладні, повинен мати електронний підпис. Крім того, податкові накладні підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних. Це відбувається шляхом надсилання електронної форми податкової накладної до ДПС, отже, потрібен ще й доступ до Інтернету. 

Які обов'язкові реквізити податкової накладної?

У податковій накладній зазначаються в окремих рядках обов'язкові реквізити, зокрема:

• порядковий номер податкової накладної;
• дата складання податкової накладної;
• повна або скорочена назва, зазначена у статутних документах юрособи або ПІпБ фізособи, зареєстрованої як платник ПДВ, – продавця товарів/послуг;
• податковий номер платника податку;
• та ще близько 10 інших реквізитів

Правило «першої події»

Дата виникнення ПЗ встановлена ст. 188 ПКУ. Це ж є і датою складання податкової накладної. Вона визначається за правилом «першої події» – датою виникнення ПЗ вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше:

а) дата зарахування коштів від покупця/замовника на рахунок платника податку в банку/небанківському надавачу платіжних послуг як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню, а в разі постачання товарів/послуг, оплата яких здійснюється електронними грошима, – дата зарахування електронних грошей платнику податку як оплата товарів/послуг, що підлягають постачанню, на електронний гаманець, а в разі постачання товарів/послуг за готівку – дата оприбуткування коштів у касі платника податку, а в разі відсутності такої – дата інкасації готівки у банківській установі, що обслуговує платника податку;

б) дата відвантаження товарів, а в разі експорту товарів – дата оформлення митної декларації, що засвідчує факт перетинання митного кордону України, оформлена відповідно до вимог митного законодавства, а для послуг – дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку. Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», незалежно від дати накладення електронного підпису.

Де дізнатись більше про податкові накладні?

Більше про податкові накладні, їх реквізити, правила «першої події» і та «касовий метод», а також приклади заповнення податкової накладної у різних випадках читайте у статті від редакції. Про те, як відбувається блокування реєстрації ПН/РК з урахуванням змін до Порядку №1165 читайте тут. Докладний алгоритм дій із розблокування податкових накладних – у цій аналітиці, а про те, які існують штрафи за несвоєчасну реєстрацію ПН та РК до них – у цьому довіднику.